All In One ComputersAlle Postfächer
Ein- und ausgehende Mails aller Microsoft-365-Postfächer werden automatisch übernommen – auch Exchange, IMAP und POP3 sind möglich.
E-Mail-Archivierung mit ecoMAILZ · ecoDMS-Partner
Jede geschäftliche E-Mail aufbewahrt – und trotzdem datenschutzgerecht.
Rechnungen, Angebote und Absprachen kommen heute per E-Mail. Viele davon müssen Sie jahrelang aufbewahren, gleichzeitig verlangt die DSGVO Zugriffsschutz und Löschung. ecoMAILZ archiviert alle Mails automatisch auf Ihrem eigenen Server. Als ecoDMS-Partner (Eintrag in der ecoDMS-Händlersuche) liefern wir die Lizenz, richten das Archiv ein und betreuen es.
Die Pflichten
Zwei Gesetze, ein Archiv.
Handels- und Steuerrecht verlangen, dass geschäftliche E-Mails vollständig aufbewahrt werden. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten geschützt und nicht länger als nötig gespeichert werden. Ein gutes Archiv erfüllt beides.
Aufbewahren (HGB, AO, GoBD)
E-Mails mit geschäftlichem Inhalt gelten als Handelsbriefe oder Buchungsbelege.
- Je nach Inhalt sechs bis zehn Jahre aufbewahren
- Vollständig und im Original, nicht nur ausgedruckt
- Jederzeit auffindbar, etwa bei einer Betriebsprüfung
Schützen und löschen (DSGVO)
Archivierte Mails enthalten personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern.
- Nur Berechtigte dürfen zugreifen
- Nach Ablauf der Fristen wird gelöscht – nachvollziehbar
- Auskunft an Betroffene muss möglich sein
Welche Fristen für welche Mails gelten und wie private E-Mails im Betrieb zu behandeln sind, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten. Wir setzen die Regeln technisch um.
So setzt ecoMAILZ das um
Automatisch, vollständig, im Haus.
Auf Ihrem Server
Das Archiv liegt im Betrieb, nicht in einer fremden Cloud. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten.
Schnell gefunden
Volltextsuche über alle Mails und Anhänge – auch dann, wenn ein Mitarbeiter längst ausgeschieden oder ein Postfach gelöscht ist.
Klare Berechtigungen
Jeder Benutzer sieht nur die Adressen, für die er freigeschaltet ist. Die Geschäftsführung legt fest, wer worauf zugreifen darf.
Löschen im Vier-Augen-Prinzip
Mails werden nicht einfach entfernt: Eine Löschanfrage muss von einer zweiten Person bestätigt werden, und jede Löschung wird protokolliert.
Sicher angebunden
Die Verbindung zu Microsoft 365 läuft über eine eigene App-Registrierung mit nur lesenden Rechten. Ihre Postfächer werden nicht verändert.
Aus der Praxis
Wenn eine alte E-Mail plötzlich wichtig wird.
Ein Streit mit einem ehemaligen Mitarbeiter, eine Reklamation nach Jahren, eine Rückfrage vom Finanzamt: Dann zählt, ob die Mails von damals noch da sind. Mit einem Archiv ist das eine Suche von Minuten. Ohne Archiv beginnt die mühsame Suche in alten Sicherungen und Exporten – mit offenem Ausgang.
- Archiv bleibt, auch wenn Postfächer gelöscht werden
- Alte Bestände aus früheren Postfächern übernehmen wir, soweit technisch möglich
- Archivierungsbeginn und Löschfristen legen wir mit Ihnen fest
Ablauf
In wenigen Schritten archiviert.
Klären
Welche Postfächer, ab wann archivieren, wer darf zugreifen, welche Fristen gelten?
Einrichten
ecoMAILZ auf Ihrem Server, Anbindung an Microsoft 365, Benutzer und Rechte.
Prüfen
Wir kontrollieren, dass alle Postfächer vollständig ankommen.
Betreuen
Updates, Lizenzen und Überwachung – und Hilfe, wenn Sie etwas suchen müssen.
Häufige Fragen
Was Kunden uns zur E-Mail-Archivierung fragen.
Reicht es nicht, die Mails im Postfach zu lassen?
Nein. Im Postfach können Mails jederzeit gelöscht oder verändert werden, und mit einem ausgeschiedenen Mitarbeiter verschwindet oft das ganze Postfach. Ein Archiv bewahrt die Mails unabhängig davon auf.
Ist Microsoft 365 nicht schon ein Archiv?
Microsoft 365 speichert Postfächer, ersetzt aber kein eigenes Archiv mit festen Regeln für Aufbewahrung, Zugriff und Löschung. ecoMAILZ ergänzt Microsoft 365 genau dafür.
Wie wird mit privaten E-Mails umgegangen?
Das hängt davon ab, ob private Nutzung im Betrieb erlaubt ist. Am einfachsten ist eine klare Regel in der Nutzungsrichtlinie; wir helfen beim Formulieren und setzen sie im Archiv um.
Können alte E-Mails nachträglich archiviert werden?
Ab der Einrichtung wird alles archiviert, was im Postfach liegt. Ältere Bestände, etwa aus Exporten, lassen sich oft über einen Umweg übernehmen – das prüfen wir im Einzelfall.
Ist ecoMAILZ GoBD- und DSGVO-konform?
Der Hersteller, die ecoDMS GmbH aus Aachen, gibt ecoMAILZ als GoBD- und DSGVO-konform an. Ob Ihre Abläufe insgesamt passen – etwa Verfahrensdokumentation und Löschfristen – klären wir gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Steuerberater.
Kann ich aus Outlook auf das Archiv zugreifen?
Ja. ecoMAILZ lässt sich in Outlook und Thunderbird einbinden; außerdem ist der Zugriff über den Webbrowser möglich, auch von unterwegs.
Was kostet ecoMAILZ?
Die Lizenz richtet sich nach der Zahl gleichzeitiger Zugriffe auf das Archiv. Wir beschaffen sie und erstellen ein Angebot mit Einrichtung.
Hinweis: Diese Seite gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Kontakt
Sind Ihre E-Mails archiviert?
Rufen Sie an – wir prüfen, wie Ihre Mails heute gespeichert werden, und richten das Archiv passend ein. Mehr zu Belegen und Dokumenten: ecoDMS & KI-Klassifizierung.
- Telefon08121 7609650
- E-Mailinfo@aioc.de