All In One ComputersAlles an einem Ort
Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge und Bestellungen werden gescannt oder als PDF übernommen und sauber abgelegt.
Dokumentenmanagement · ecoDMS-Partner
Belege und E-Mails finden statt suchen.
Wir richten ecoDMS und ecoMAILZ in Ihrem Betrieb ein: Rechnungen, Lieferscheine und E-Mails landen automatisch im Archiv und sind in Sekunden wiederzufinden. Auf Wunsch ordnet eine KI auf Ihrem eigenen Server neue Belege selbst ein.
Was Sie davon haben
Ein Archiv für Papier, PDF und E-Mail.
ecoDMS stammt von der ecoDMS GmbH aus Aachen und läuft bei Ihnen im Haus. Der Hersteller gibt es als GoBD- und DSGVO-konform an; jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version, sodass der Stand eines Dokuments jederzeit belegbar bleibt. Gearbeitet wird am PC, im Webbrowser oder direkt aus Outlook. Als ecoDMS-Partner (Eintrag in der ecoDMS-Händlersuche) verkaufen wir die Lizenzen, installieren das System und betreuen es. ecoDMS und ecoMAILZ laufen bereits bei mehreren unserer Kunden – von der Gärtnerei über die Kfz-Werkstatt und den Lebensmittelhandel bis zur Kanzlei.
Volltextsuche
Jedes Dokument wird per Texterkennung lesbar. Sie finden eine Rechnung über Lieferant, Nummer oder ein Wort aus dem Text.
E-Mails archiviert
ecoMAILZ archiviert die ein- und ausgehenden Mails aller Postfächer aus Microsoft 365 – automatisch, ohne dass jemand daran denken muss. Mehr zur E-Mail-Archivierung
Daten bleiben im Haus
Archiv und Suche laufen auf einem Server in Ihrem Betrieb, zum Beispiel als virtuelle Maschine. Keine Cloud, keine Daten bei Dritten.
Rechte und Protokoll
Jeder sieht nur, was er sehen darf. Änderungen und Löschanfragen werden protokolliert.
Wächst mit
Klein anfangen, etwa mit dem E-Mail-Archiv, und später Scanner, Belegarten und Automatisierung ergänzen.
KI-Klassifizierung
Die KI sortiert vor, Sie behalten den Überblick.
Eine KI auf Ihrem eigenen Rechner liest neue Belege, erkennt Belegart und Belegnummer und ordnet sie richtig ein. Wo möglich, gleicht sie die Nummer mit Ihrer Warenwirtschaft ab.
- Läuft lokal – Belege verlassen den Betrieb nicht
- Regeln je Betrieb: welche Belegarten, welche Felder
- Unsichere Belege landen auf „Inhalt prüfen“ statt geraten zu werden
- Jeder Durchlauf wird protokolliert
Ablauf
So kommt Ihr Betrieb zum digitalen Archiv.
Bestandsaufnahme
Welche Belege fallen an, wie kommen sie heute rein, welche Programme nutzen Sie?
Einrichtung
Server, ecoDMS, Scanner-Eingang und E-Mail-Archiv – passend zu Ihrer IT.
Regeln & KI
Belegarten und Ablage festlegen, auf Wunsch KI-Klassifizierung mit Beispielbelegen anlernen.
Einweisung & Betreuung
Ihr Team lernt Ablage und Suche, wir kümmern uns um Updates und Lizenzen.
Software nach Maß & Anbindungen
Wenn es das passende Programm nicht gibt.
Seit vielen Jahren entwickeln wir Datenbanken und Werkzeuge in Microsoft Access und SQL – vom kleinen Helfer bis zum vollständigen Verwaltungsprogramm, etwa für Reiseveranstalter oder die Personalverwaltung.
Eigene Programme
Verwaltung, Auswertungen und Listen genau so, wie Ihr Betrieb arbeitet.
- Microsoft Access mit SQL-Datenbank
- Kunden, Buchungen, Personal, Auswertungen
- Datenbankanalysen: Kennzahlen und Listen aus vorhandenen Daten
- Weiterentwicklung und Pflege bestehender Access-Anwendungen
Branchensoftware anbinden
Ihre Programme sollen zusammenarbeiten, statt Daten doppelt einzutippen. Wir verbinden Branchensoftware und Zusatztools, zum Beispiel:
- Warenwirtschaft wie GSD: Auswertungen, Listen, E-Rechnung (ZUGFeRD)
- Handwerker-App Craftnote: Fotos und Daten übernehmen
- Kontakte aus Microsoft 365 in die Telefonanlage
- Webshop und Newsletter, z. B. Shopify und Brevo
- Datenkonverter zwischen Systemen, z. B. Warenwirtschaft und externer Webshop
- Datenübernahme bei Programmwechsel und Verbindung zum Dokumentenarchiv
POSY – Personalmanagement-Software
POSY ist eine Software für das Personalmanagement, die unter anderem an einer Universität im Einsatz ist. Christian Blei hat die Versionen 4 und 5 selbst mitentwickelt; heute gehört POSY zu AIOC und wird von uns weiterentwickelt, gepflegt und betreut.
- Betreuung und Support für bestehende POSY-Installationen
- Anpassungen und Weiterentwicklung aus erster Hand
- Auswertungen und Schnittstellen nach Bedarf
Häufige Fragen
Was Kunden uns zu ecoDMS fragen.
Brauche ich dafür einen eigenen Server?
ecoDMS läuft im Betrieb, meist als virtuelle Maschine auf einem vorhandenen Server. Ist keiner da, empfehlen wir eine passende Lösung.
Muss ich die KI-Klassifizierung nutzen?
Nein. ecoDMS funktioniert auch ohne KI. Die KI lohnt sich, wenn viele gleichartige Belege eingehen, und kann jederzeit nachgerüstet werden.
Werden meine Belege an eine Cloud-KI geschickt?
Nein. Die KI läuft auf einem Rechner in Ihrem Betrieb. Wie viel Rechenleistung dafür nötig ist, klären wir vorab.
Ist das E-Mail-Archiv DSGVO-gerecht?
ecoMAILZ bewahrt Mails auf Ihrem Server auf, mit Berechtigungen je Benutzer und Löschung im Vier-Augen-Prinzip. Was das für Aufbewahrung und Datenschutz bedeutet, steht auf der Seite E-Mail-Archivierung.
Können auch alte E-Mails archiviert werden?
ecoMAILZ archiviert ab der Einrichtung alle neuen Mails. Ob und wie vorhandene Postfächer nachträglich übernommen werden, prüfen wir im Einzelfall.
Was kostet ecoDMS?
Lizenzen richten sich nach der Zahl gleichzeitiger Zugriffe. Wir beschaffen sie für Sie und erstellen nach der Bestandsaufnahme ein Angebot mit Einrichtung.
Kontakt
Schluss mit Ordnern und Suchen?
Rufen Sie an – wir schauen uns an, welche Belege bei Ihnen anfallen, und zeigen, wie ein digitales Archiv dafür aussieht.
- Telefon08121 7609650
- E-Mailinfo@aioc.de